novas matérias em 16/10/2012

Dez regras básicas para uma boa apresentação

1. Coloque um título

O título do slide auxilia o ouvinte a identificar imediatamente as informações que irá observar.
Um bom título deve ser simples, de poucas palavras e muito esclarecedor.
Normalmente o título deve ser colocado na parte superior do slide.

2. Faça legendas

Colunas coloridas e linhas horizontais serão apenas colunas coloridas e linhas horizontais se não forem identificadas por legendas.
Facilite a visualização das legendas arredondando os números. Prefira, por exemplo, colocar que a população é de 15 milhões de habitantes, em vez de escrever 15.001.600, a não ser que esses 1.600 habitantes sejam muito importantes para a informação - o que é pouco provável.

3. Escreva com letras legíveis

Alguns slides são produzidos com letras tão pequenas que só quem está nas primeiras fileiras consegue ler. Os demais ficam sem entender do que se trata e, por isso, podem perder o interesse pela exposição.
Escolha letras grandes, com tamanho suficiente para serem lidas por todas as pessoas da sala.

4. Limite a quantidade de tamanho das letras

Você conseguirá melhor uniformidade se usar o máximo de três tamanhos de letra por visual.
Com um número reduzido de tamanho, as letras poderão ser lidas mais rapidamente.

5. Componha frases curtas

Cada frase deve representar em essência uma idéia completa, com o menor número de palavras possível. De maneira geral, seis ou sete palavras são suficientes.

6. Use poucas linhas

Como idéia de grandeza, se o slide for elaborado no sentido horizontal, procure usar seis ou sete linhas. Se for no sentido vertical, poderá chegar a oito ou nove linhas.

7. Use cores

Use, mas não abuse.
Com a facilidade proporcionada pelos atuais programas de computadores, algumas pessoas fazem de seus slides verdadeiros mostruários de cores e pecam pelo excesso.
Use cores contrastantes para destacar bem as informações e, a não ser que seja muito necessário usar um número maior, estabeleça um limite de três a quatro cores por apresentação.

8. Use apenas uma idéia em cada slide

Identifique a idéia central da mensagem e restrinja-se a ela no slide.

9. Utilize apenas uma ilustração em cada slide

A ilustração pode ajudar a tornar clara a mensagem, facilitando a compreensão dos ouvintes. Uma única ilustração é suficiente. Se precisar, complemente o slide com setas e flechas que orientem o sentido em que a informação deve ser lida - horizontal, vertical, de cima para baixo, de baixo para cima, etc.

10. Retire tudo o que prejudicar a compreensão da mensagem

Retire todas as informações desnecessárias, como números, gráficos, legendas que possam distrair a concentração ou dificultar o entendimento do ouvinte. Só deixe no slide os dados que facilitem a compreensão da mensagem.

Fonte: Livro Recursos audiovisuais nas apresentações de sucesso de Reinaldo Polito

Esses e outros conceitos são desenvolvidos no curso de expressão verbal ministrado pelo Professor Reinaldo Polito.
Escolha o mais apropriado para você

Dicas para criar e elaborar apresentações

1 - O momento da criação - O momento de criar é a fase mais delicada de todo o processo. Nesse instante você vai precisar refletir bem para eleger o assunto que irá expor. O bom resultado de todos os demais requisitos para que você se desempenhe bem diante da plateia dependerá dessa etapa.

2 - Determine o tema e seus objetivos. Para que você tenha boa atuação diante do público precisará antes determinar de forma correta qual o assunto que irá apresentar e os objetivos que pretende conseguir. Embora eu esteja me referindo à criatividade, você poderá se valer de métodos simples para disciplinar e cumprir esta etapa.

3 - Fale sobre um assunto de seu domínio - Facilite a vida. Para se sentir confortável com sua apresentação escolha um tema de seu domínio. Quanto mais você conhecer o assunto mais seguro e confiante se mostrará diante dos ouvintes.

4 - Delimite o tema - De maneira geral, os assuntos são amplos e permitem que você os delimite a determinados aspectos mais restritos. Se, por exemplo, a sua exposição fosse sobre o mercado financeiro. Essa matéria se compõe de diversos aspectos que poderiam ser selecionados de acordo com a intimidade que você tivesse com eles.

Se estivesse mais familiarizado com os diversos tipos de financiamento, sendo possível, poderia restringir sua apresentação a esse aspecto. Da mesma forma, se estivesse mais preparado para falar sobre a evolução das taxas de juros no mercado internacional, se não encontrasse inconvenientes pelas características do evento, essa deveria ser sua opção. E assim, teria uma infinidade de escolhas pertinentes à sua experiência.

5 - Associe ao que conheça bem - Além de optar pelo aspecto do tema sobre o qual tenha mais conhecimento, procure também desenvolver o assunto fazendo associações com histórias e exemplos que você conheça muito bem e que guardem algum tipo de relação direta ou indireta com o objetivo da apresentação.

Se você estivesse tratando dos diferentes tipos de financiamento e soubesse como constituir uma empresa, poderia contar a história de determinada companhia que se constituiu graças a um tipo específico de financiamento.

Nesse caso, você discorreria sobre as diversas etapas para se constituir uma empresa, que é o assunto que você domina, e depois faria a ligação com os tipos de financiamento relatando um exemplo de uma organização que pode ser constituída por ter escolhido corretamente o empréstimo de que necessitava.

6 - Escolha um assunto apropriado à circunstância - De nada adiantaria falar de um aspecto do tema sobre o qual tenha total domínio se ele não fosse ao encontro das expectativas da plateia. Por isso considere sempre que o público espera que você desenvolva temas do interesse dele, apropriados ao contexto e à circunstância da apresentação.

7 - Seja cuidadoso nessa pesquisa. Verifique quem são os ouvintes, qual é a formação intelectual predominante do grupo, se houve algum critério para que as pessoas fossem convidadas, que assunto foi prometido a elas e quais as informações que possuem sobre o tema.

Normalmente, com pequenas modificações no assunto que você conhece bem será possível atender a essa expectativa dos ouvintes. Com um exemplo apropriado, uma ilustração, ou uma metáfora bem empregada, talvez você leve o tema bem próximo ao que as pessoas desejam ouvir.

8 - Cuidados especiais. Ao definir o assunto que irá apresentar, tenha alguns cuidados importantes como, por exemplo, revestir com uma roupagem nova e atraente informações que estejam ultrapassadas e já se mostrem desinteressantes. Não há nada mais desestimulante que o 'cheiro de naftalina' em uma apresentação.

9 - Inove. Nenhum assunto, por mais antigo e comentado que seja, deve ser descartado. Se você encontrar um bom ângulo de análise, ele parecerá novo, como se fosse uma mensagem inédita para a plateia. Procure desenvolver aspectos do tema que sejam inusitados para o público, pois ao sair do lugar-comum e se afastar da mesmice conquistará mais facilmente a atenção das pessoas.

10 - Fale do que mais gostar. E não abra mão do que vou sugerir agora: se tiver possibilidade de interferir na escolha da matéria a ser apresentada, fale sobre o que você mais gostar. É quase certo que, se você discorrer sobre o que lhe der prazer, seu desempenho encantará a plateia, pois demonstrará envolvimento, disposição, energia e vontade de falar com os ouvintes. E sua mensagem será única, especial, particular.

Dicas para driblar o medo de falar

1- O início é o momento mais difícil da apresentação. A adrenalina acabou de ser liberada e você está tentando encontrar o melhor local para se posicionar e até ouvir o som da própria voz. Por isso não deixe para descobrir quais serão suas primeiras palavras quando já estiver na frente da plateia. Saiba exatamente o que irá dizer para começar.

2 - Se você tem receio de esquecer a sequência da exposição, não se pressione tentando se lembrar das etapas que irá cumprir. Falar em público não é teste de memória. Leve um roteiro com os tópicos mais importantes na ordem que pretende seguir. Provavelmente você nem precisará se valer desse apoio, mas se sentirá mais seguro com ele.

3 - Quando estão nervosas, as pessoas ficam com as mãos trêmulas. Nas situações em que precisam ler, sentem pavor só de pensar que os ouvintes possam perceber o papel tremendo. Por isso ficam nervosas. E por ficarem nervosas tremem. Quebre esse círculo vicioso levando num papel bem encorpado o texto a ser lido. Pode até colar a folha em uma cartolina. Com algumas folhas grossas na mão, se você tremer um pouco a plateia não vai perceber. Sabendo disso você ficará mais tranquilo.

4 - Não se precipite. Nada de chegar falando diante do público. Você precisar ganhar tempo para se acalmar e queimar o excesso de adrenalina. Pequenas atividades como acertar a altura do microfone, ajeitar as folhas que utilizará como apoio, olhar para os diferentes lados da plateia poderão dar os segundos de que precisa para ter um pouco mais de controle. Para não deixar transparecer o desconforto e a instabilidade emocional comece falando mais devagar e com volume de voz mais baixo.

5 - Ainda para ganhar um pouco mais de tempo nos difíceis momentos iniciais, se a reunião contar com uma mesa diretora, cumprimente cada um dos membros da mesa sem pressa. Se um deles for conhecido seu, aproveite a oportunidade para fazer um breve comentário sobre ele. Mesmo que saiba o nome de todos eles, não deixe de anotá-los em uma folha. São detalhes que aumentam a confiança.

6 - Não é boa estratégia tentar se lembrar momentos antes da sua apresentação de todos os detalhes do que pretende dizer. Agindo assim irá se pressionar ainda mais. Por isso, procure se distrair prestando atenção no que as pessoas estão dizendo e nos fatos à sua volta.

7 - Em todo lugar podemos encontrar gente chata. Essa turma é um veneno para a tranquilidade. Fuja das conversas que possam aborrecê-lo e procure ficar ao lado de pessoas mais simpáticas.

8 - Não faça da sua apresentação oral uma novidade para você mesmo. Antes de enfrentar a plateia converse com os colegas de trabalho ou com amigos e familiares sobre o assunto que irá expor. Além de verbalizar o que deseja transmitir, poderá treinar respostas para possíveis perguntas e objeções. Você se sentirá mais seguro sabendo como agir se for questionado pelos ouvintes.

9 - Ninguém está livre de enfrentar um branco durante a apresentação. Se ocorrer com você, procure não se desesperar. Mantendo a calma (embora não seja simples), suas chances de sucesso aumentarão. Como primeira tentativa, repita as últimas frases que pronunciou, como se desejasse dar mais ênfase àquela informação. Se não der certo, diga 'na verdade o que eu quero dizer é...'. Geralmente dá certo, pois se obrigará a recontar a mensagem por outro caminho. Se não funcionar, diga aos ouvintes que voltará a àquele ponto mais tarde.

10 - Se seguir essas recomendações irá se sentir mais seguro já nos primeiros momentos diante do público. Saiba, entretanto, que nada irá substituir uma boa preparação. Por isso, prepare-se o máximo que puder.